Sai lầm khi gửi mẫu kiểm nghiệm là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến kết quả phân tích không phản ánh đúng chất lượng thực tế của sản phẩm, kéo theo chi phí phát sinh và thời gian chờ đợi bị lãng phí. Từ việc lấy mẫu không đại diện, bảo quản sai điều kiện đến thiếu hồ sơ đi kèm, mỗi sơ suất nhỏ đều có thể khiến doanh nghiệp phải làm lại toàn bộ quy trình. Bài viết dưới đây tổng hợp những lỗi phổ biến nhất và hướng dẫn cách gửi mẫu chuẩn theo yêu cầu của phòng thử nghiệm đạt chuẩn ISO/IEC 17025:2017.
Vì sao quy trình gửi mẫu ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của kết quả kiểm nghiệm
Trong hoạt động kiểm nghiệm sản phẩm, kết quả trả về chỉ phản ánh chính xác đặc tính của mẫu thử mà phòng thí nghiệm thực sự nhận được, không phải toàn bộ lô hàng mà doanh nghiệp đang sản xuất hoặc lưu hành. Đây là nguyên tắc cốt lõi mà bất kỳ đơn vị kiểm nghiệm nào, kể cả các phòng thí nghiệm vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2017, cũng không thể thay đổi. Dù máy móc hiện đại như HPLC, GC hay các hệ thống phân tích vi sinh có độ nhạy và độ chính xác cao đến đâu, chúng cũng chỉ phân tích đúng những gì có trong mẫu được gửi đến.
Chính vì vậy, một sai lầm tưởng chừng nhỏ trong quá trình lấy mẫu, bảo quản hay cung cấp thông tin cũng có thể khiến kết quả kiểm nghiệm lệch hoàn toàn so với chất lượng thật của sản phẩm. Hệ quả là doanh nghiệp nhận về một bộ kết quả không phản ánh đúng thực tế, không thể sử dụng cho mục đích công bố, xuất khẩu hay đánh giá nội bộ, buộc phải lấy mẫu và gửi lại từ đầu. Điều này không chỉ làm tăng chi phí mà còn ảnh hưởng đến tiến độ đưa sản phẩm ra thị trường, đặc biệt với các doanh nghiệp đang chạy theo thời hạn công bố hoặc đơn hàng xuất khẩu.
Theo các yêu cầu của ISO/IEC 17025:2017 về quản lý mẫu thử, phòng thử nghiệm có trách nhiệm ghi nhận, bảo quản và truy xuất nguồn gốc mẫu trong suốt quá trình lưu giữ, nhưng trách nhiệm đảm bảo mẫu mang tính đại diện và được vận chuyển đến đúng điều kiện ban đầu lại thuộc về bên gửi mẫu. Hiểu rõ những sai lầm phổ biến dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh, tiết kiệm thời gian và chi phí kiểm nghiệm.
5 sai lầm phổ biến khi gửi mẫu kiểm nghiệm doanh nghiệp thường mắc phải
Qua quá trình tiếp nhận và xử lý mẫu thử từ nhiều doanh nghiệp ở các lĩnh vực thực phẩm, mỹ phẩm, dược liệu và sản phẩm thiên nhiên, các phòng thử nghiệm thường ghi nhận một số nhóm sai lầm lặp đi lặp lại. Những lỗi này không chỉ làm chậm tiến độ trả kết quả mà còn có thể khiến doanh nghiệp phải chi trả thêm phí lấy mẫu, phí vận chuyển và phí thử nghiệm lần hai.
1. Lấy mẫu không đủ khối lượng hoặc không đại diện cho lô sản phẩm
Mẫu đại diện (representative sample) là mẫu được lấy theo phương pháp đảm bảo phản ánh đúng đặc tính chung của toàn bộ lô hàng, không chỉ riêng phần được lấy ra. Đây là yêu cầu bắt buộc với mọi loại kiểm nghiệm, từ kiểm nghiệm an toàn thực phẩm, mỹ phẩm đến nguyên liệu đầu vào trong sản xuất.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ lấy một đơn vị sản phẩm duy nhất, ví dụ một gói nhỏ trong lô hàng vài nghìn sản phẩm, hoặc lấy mẫu tại một vị trí cố định trên dây chuyền mà không trộn đều giữa các điểm khác nhau của lô sản xuất. Một số trường hợp khác gửi khối lượng mẫu quá ít so với yêu cầu của từng chỉ tiêu, dẫn đến phòng thử nghiệm không đủ lượng mẫu để thực hiện đầy đủ các phép phân tích, đặc biệt khi cần lưu mẫu đối chứng hoặc thử lại.
Hậu quả là kết quả thu được chỉ phản ánh đặc tính của riêng đơn vị sản phẩm đó, không đại diện cho cả lô. Nếu lô hàng không đồng nhất, ví dụ do quá trình trộn nguyên liệu chưa đều hoặc điều kiện bảo quản tại các vị trí khác nhau trong kho không giống nhau, kết quả công bố có thể không phản ánh đúng chất lượng thực tế khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
2. Đóng gói, bảo quản và vận chuyển mẫu sai cách
Nhiều nhóm chỉ tiêu, đặc biệt là vi sinh vật, hàm lượng vitamin, hoạt chất dễ bay hơi hoặc các chế phẩm sinh học, rất nhạy cảm với nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm và thời gian tiếp xúc với không khí. Mẫu thử cần được bảo quản trong điều kiện gần giống nhất với điều kiện lưu trữ thực tế của sản phẩm cho đến khi phòng thử nghiệm tiếp nhận và xử lý.
Sai lầm thường gặp là gửi mẫu cần bảo quản lạnh (như thực phẩm tươi, mỹ phẩm chứa thành phần sinh học) mà không có đá gel hoặc thùng giữ nhiệt, khiến mẫu bị biến đổi trong quá trình vận chuyển kéo dài nhiều giờ. Một số doanh nghiệp đóng gói mẫu sơ sài, để hở miệng túi hoặc dùng chung bao bì với các sản phẩm khác, tạo điều kiện cho nhiễm chéo vi sinh vật từ môi trường bên ngoài vào mẫu thử.
Khi mẫu bị biến đổi trước khi đến phòng thử nghiệm, chỉ số vi sinh có thể tăng cao bất thường so với thực tế, hoặc một số hoạt chất dễ phân hủy có thể bị giảm hàm lượng. Trong cả hai trường hợp, kết quả không còn phản ánh đúng chất lượng sản phẩm tại thời điểm xuất xưởng, và mẫu thường không thể sử dụng lại để kiểm tra đối chứng.
3. Thiếu hoặc cung cấp sai thông tin, hồ sơ đi kèm mẫu
Phiếu yêu cầu thử nghiệm (hay phiếu gửi mẫu) là tài liệu quan trọng giúp phòng thử nghiệm xác định chính xác loại mẫu, chỉ tiêu cần phân tích, phương pháp áp dụng và mục đích sử dụng kết quả. Đây cũng là cơ sở để lập hồ sơ truy xuất nguồn gốc mẫu theo yêu cầu của ISO/IEC 17025:2017.
Một số sai lầm phổ biến bao gồm: không ghi rõ tên sản phẩm, số lô, ngày sản xuất và hạn sử dụng; không nêu rõ mục đích sử dụng kết quả (phục vụ công bố sản phẩm, xuất khẩu, kiểm tra định kỳ hay đánh giá nội bộ); hoặc không chỉ rõ tiêu chuẩn, quy chuẩn áp dụng như QCVN, TCVN hay tiêu chuẩn cơ sở. Một số doanh nghiệp còn nhầm lẫn giữa tên thương mại và tên gọi theo thành phần kỹ thuật của sản phẩm, khiến phòng thử nghiệm khó xác định nhóm chỉ tiêu phù hợp.
Khi thông tin gửi kèm không đầy đủ hoặc thiếu chính xác, phòng thử nghiệm có thể lựa chọn nhóm chỉ tiêu hoặc phương pháp thử không phù hợp với mục đích sử dụng cuối cùng của doanh nghiệp. Kết quả trả về tuy đúng về mặt kỹ thuật nhưng lại không đáp ứng được yêu cầu của cơ quan quản lý hoặc đối tác nhập khẩu, buộc doanh nghiệp phải làm lại hồ sơ và chờ thêm một vòng kiểm nghiệm mới.
4. Lựa chọn chỉ tiêu và phương pháp thử không phù hợp với mục đích sử dụng
Mỗi loại sản phẩm, theo quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP về an toàn thực phẩm, Nghị định 93/2016/NĐ-CP về điều kiện sản xuất mỹ phẩm hay các quy chuẩn QCVN tương ứng, đều có một danh mục chỉ tiêu chất lượng và an toàn bắt buộc phải kiểm nghiệm trước khi công bố hoặc lưu hành. Danh mục này khác nhau tùy theo nhóm sản phẩm, ví dụ thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm bổ sung, mỹ phẩm hay nguyên liệu thực phẩm.
Một sai lầm khá thường gặp là doanh nghiệp lựa chọn gói chỉ tiêu kiểm nghiệm theo mức chi phí thấp nhất hoặc theo kinh nghiệm của lô sản phẩm trước, mà không đối chiếu lại với danh mục chỉ tiêu bắt buộc hiện hành. Một số trường hợp khác chỉ kiểm tra các chỉ tiêu cảm quan và vi sinh cơ bản, bỏ qua các chỉ tiêu về kim loại nặng, dư lượng thuốc bảo vệ thực vật (ADI/MRL) hoặc các chất cấm theo quy định của ASEAN Cosmetic Directive đối với mỹ phẩm.
Khi hồ sơ công bố hoặc hồ sơ xuất khẩu được nộp với kết quả kiểm nghiệm thiếu chỉ tiêu bắt buộc, cơ quan quản lý hoặc đối tác nhập khẩu sẽ yêu cầu bổ sung, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải gửi mẫu kiểm nghiệm lại từ đầu cho các chỉ tiêu còn thiếu. Việc này không chỉ tốn thêm chi phí mà còn kéo dài thời gian hoàn thiện hồ sơ, ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch đưa sản phẩm ra thị trường.
5. Gửi mẫu cận hạn, mẫu đã mở bao bì hoặc không đồng nhất với sản phẩm thương mại
Mẫu thử cần đại diện đúng cho sản phẩm đang hoặc sẽ được lưu hành trên thị trường, bao gồm cả bao bì, nhãn mác và điều kiện đóng gói thương mại. Đây là yếu tố thường bị bỏ qua khi doanh nghiệp gửi mẫu kiểm nghiệm để phục vụ công bố sản phẩm hoặc đánh giá định kỳ.
Một số tình huống phổ biến là gửi mẫu sản phẩm chỉ còn vài ngày đến hạn sử dụng, gửi mẫu lấy từ lô sản xuất thử nghiệm thay vì lô sản xuất thương mại chính thức, hoặc gửi sản phẩm đã mở bao bì, đã qua sử dụng một phần. Với các sản phẩm như mỹ phẩm hoặc thực phẩm chức năng, việc mẫu đã tiếp xúc với không khí, ánh sáng hoặc tay người dùng có thể làm thay đổi đáng kể một số chỉ tiêu vi sinh và chỉ tiêu hóa lý như pH.
Trong trường hợp này, kết quả kiểm nghiệm có thể không phản ánh đúng chất lượng sản phẩm khi đến tay người tiêu dùng, làm giảm giá trị tham chiếu và giá trị pháp lý của kết quả khi sử dụng cho mục đích công bố hoặc giải quyết tranh chấp với khách hàng, đối tác.
Hậu quả khi gửi mẫu kiểm nghiệm sai cách đối với doanh nghiệp
Mỗi sai lầm trong quá trình gửi mẫu đều kéo theo những hệ quả khác nhau về thời gian, chi phí và giá trị sử dụng của kết quả kiểm nghiệm. Bảng dưới đây tổng hợp một số tình huống điển hình để doanh nghiệp dễ hình dung mức độ ảnh hưởng:
| Sai lầm khi gửi mẫu | Hậu quả trực tiếp | Ảnh hưởng đến doanh nghiệp |
| Lấy mẫu không đại diện cho lô | Kết quả không phản ánh đúng chất lượng cả lô hàng | Phải lấy mẫu và kiểm nghiệm lại, chậm tiến độ |
| Bảo quản, vận chuyển sai điều kiện | Mẫu biến đổi, chỉ tiêu vi sinh hoặc hoạt chất sai lệch | Kết quả không sử dụng được, tốn thêm phí lấy mẫu mới |
| Thiếu thông tin, hồ sơ đi kèm | Lựa chọn sai chỉ tiêu, phương pháp thử | Kết quả không phù hợp mục đích sử dụng, phải bổ sung |
| Thiếu chỉ tiêu bắt buộc theo quy định | Hồ sơ công bố/xuất khẩu bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung | Kéo dài thời gian hoàn thiện hồ sơ pháp lý |
| Mẫu không đồng nhất với sản phẩm thương mại | Kết quả không phản ánh đúng sản phẩm lưu hành thực tế | Giảm giá trị pháp lý, rủi ro khi xảy ra tranh chấp |
Hướng dẫn gửi mẫu kiểm nghiệm đúng chuẩn để đảm bảo kết quả chính xác
Để tránh lặp lại những sai lầm trên, doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình chuẩn cho việc lấy mẫu và gửi mẫu kiểm nghiệm, áp dụng nhất quán cho mọi lô sản phẩm. Quy trình này không cần phức tạp, nhưng cần đảm bảo đủ các bước cơ bản dưới đây.
Chuẩn bị trước khi lấy mẫu
Trước khi lấy mẫu, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích sử dụng kết quả kiểm nghiệm (công bố sản phẩm, xuất khẩu, kiểm tra định kỳ hay đánh giá chất lượng nguyên liệu đầu vào), từ đó xác định tiêu chuẩn, quy chuẩn áp dụng tương ứng. Việc liên hệ trước với phòng thử nghiệm để được tư vấn về danh mục chỉ tiêu phù hợp, khối lượng mẫu cần thiết cho từng chỉ tiêu và điều kiện bảo quản đặc thù của loại sản phẩm sẽ giúp giảm thiểu tối đa rủi ro phải lấy mẫu lại.
Đối với các sản phẩm có nhiều lô sản xuất hoặc nhiều vị trí lưu kho khác nhau, doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp lấy mẫu ngẫu nhiên tại nhiều điểm, sau đó trộn đều thành mẫu gộp trước khi chia thành mẫu thử và mẫu lưu, đảm bảo tính đại diện cho toàn bộ lô hàng.
Quy cách lấy mẫu, đóng gói và vận chuyển
Mẫu thử cần được lấy với khối lượng đủ lớn để đáp ứng yêu cầu của tất cả các chỉ tiêu cần phân tích, đồng thời dự phòng cho việc lưu mẫu đối chứng hoặc thử lại khi cần. Bao bì chứa mẫu phải kín, sạch, không gây phản ứng với thành phần của mẫu và được dán nhãn rõ ràng gồm tên sản phẩm, số lô, ngày lấy mẫu.
Với các nhóm mẫu nhạy cảm như thực phẩm tươi sống, sản phẩm cần bảo quản lạnh hoặc các chế phẩm chứa vi sinh vật sống, mẫu cần được vận chuyển trong thùng giữ nhiệt có đá gel, duy trì nhiệt độ khoảng 2 đến 8 độ C và gửi đến phòng thử nghiệm trong thời gian sớm nhất có thể, tốt nhất là trong vòng 24 giờ kể từ khi lấy mẫu
.
Hồ sơ và thông tin cần gửi kèm mẫu
Phiếu yêu cầu thử nghiệm cần ghi đầy đủ và chính xác các thông tin: tên đầy đủ của sản phẩm theo hồ sơ công bố, số lô sản xuất, ngày sản xuất và hạn sử dụng, mục đích sử dụng kết quả, tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn áp dụng và danh mục chỉ tiêu yêu cầu. Nếu doanh nghiệp đã có hồ sơ công bố hoặc chứng nhận trước đó (COA của nguyên liệu, kết quả kiểm nghiệm lần trước), nên gửi kèm để phòng thử nghiệm có thêm cơ sở tư vấn chỉ tiêu phù hợp.
Doanh nghiệp cũng nên trao đổi rõ với phòng thử nghiệm về thời hạn cần nhận kết quả, đặc biệt khi kết quả phục vụ cho hồ sơ có thời hạn nộp cụ thể, để được tư vấn về khả năng đáp ứng tiến độ trước khi gửi mẫu.
Vì sao nên gửi mẫu tại đơn vị kiểm nghiệm đạt chuẩn ISO/IEC 17025
Một phòng thử nghiệm được công nhận theo ISO/IEC 17025:2017 không chỉ đảm bảo năng lực kỹ thuật trong việc phân tích mẫu, mà còn có quy trình tiếp nhận, kiểm tra và bảo quản mẫu nghiêm ngặt theo từng nhóm chỉ tiêu. Khi tiếp nhận mẫu, các phòng thử nghiệm đạt chuẩn này thường kiểm tra ngay tính phù hợp của mẫu so với yêu cầu, ví dụ về khối lượng, điều kiện bảo quản hoặc thông tin đi kèm, và phản hồi sớm cho doanh nghiệp nếu phát hiện sai lệch, trước khi tiến hành phân tích.
Đây cũng là lý do doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các đơn vị kiểm nghiệm có kinh nghiệm tư vấn theo từng nhóm sản phẩm cụ thể, có thể hướng dẫn cụ thể về cách lấy mẫu, khối lượng cần thiết và danh mục chỉ tiêu phù hợp với mục đích sử dụng ngay từ trước khi doanh nghiệp gửi mẫu. Việc được tư vấn đúng từ đầu giúp giảm thiểu đáng kể nguy cơ phải lấy mẫu và kiểm nghiệm lại, đồng thời đảm bảo kết quả có giá trị pháp lý đầy đủ khi sử dụng cho hồ sơ công bố, hồ sơ xuất khẩu hoặc các mục đích đối chiếu chất lượng khác.
Liên hệ IRDOP để được tư vấn trước khi gửi mẫu kiểm nghiệm
Viện Nghiên cứu & Phát triển Sản phẩm Thiên nhiên (IRDOP) vận hành phòng thử nghiệm đạt chuẩn ISO/IEC 17025:2017, sẵn sàng tư vấn miễn phí cho doanh nghiệp về danh mục chỉ tiêu kiểm nghiệm phù hợp, khối lượng mẫu cần thiết và cách lấy mẫu, bảo quản, vận chuyển mẫu đúng quy cách trước khi gửi đến phòng thử nghiệm. Việc được hướng dẫn ngay từ bước chuẩn bị giúp doanh nghiệp tránh được những sai lầm phổ biến nêu trên, rút ngắn thời gian nhận kết quả và tiết kiệm chi phí kiểm nghiệm.
Viện Nghiên cứu & Phát triển Sản phẩm Thiên nhiên (IRDOP)
Phòng thí nghiệm đạt chuẩn ISO/IEC 17025:2017 — Kiểm nghiệm thực phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng
🏢 Số 12 Phùng Khoang 2, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
📞 0912 359 499
🌐 irdop.org
Tài liệu tham khảo
1. Nghị định 15/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật An toàn thực phẩm.
2. Nghị định 93/2016/NĐ-CP quy định về điều kiện sản xuất mỹ phẩm.
3. Nghị định 84/2019/NĐ-CP quy định về quản lý phân bón.
4. Nghị định 13/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết Luật Chăn nuôi.
5. Tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2017 – Yêu cầu chung về năng lực của phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn.
6. ASEAN Cosmetic Directive – Quy định về thành phần và an toàn mỹ phẩm trong khu vực ASEAN.
